07/04/2026
[LIVE - LEARN - LEAD] Business manner: CÁCH VIẾT MAIL CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP
Bước vào “thị trường lao động”, hai người bạn đồng hành không thể thiếu mỗi ngày chính là email và điện thoại. Trong đó, email không chỉ là công cụ liên lạc mà còn là “bộ mặt” thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc.
Hôm nay, RISE for Career x Willworks sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách viết email và cách gửi email trong công việc.
___________________________________
① Về địa chỉ nhận mail (宛先)
- TO: Là địa chỉ email của người nhận được chỉ định cụ thể, thường chỉ điền email của 1 người duy nhất.
Theo nguyên tắc, người được gửi vào phần TO cần trả lời lại email.
- CC (Carbon Copy): Khi bạn dùng CC để gửi email đến nhiều người cùng lúc, những người này có thể xem được danh sách những người cùng nhận mail đó.
Những người được gửi ở mục CC không cần thiết phải phản hồi.
- BCC (Blind Carbon Copy): Đây là chế độ được dùng để gửi email cho nhiều người nhận cùng lúc, NHƯNG họ sẽ không thấy được danh sách những người cùng nhận được mail với mình.
② Về tiêu đề của mail (件名)
- Ngắn gọn, rõ ràng, dễ nắm bắt nội dung
- Thông thường, tiêu đề mail tiếng Nhật nên giới hạn trong 25 ký tự
Đặt tiêu đề mail đúng cách giúp bạn tránh việc bị lọt mail, cùng như dễ dàng hơn cho việc tìm kiếm sau này.
③ Người nhận (宛名)
- Viết tên công ty, chức vụ và tên người nhận.
- Cần tránh mắc lỗi viết sai tên, đặc biệt tránh viết tắt tên công ty.
Nếu gửi đến nhiều người ở cùng phòng ban/công ty, hãy viết tên người nhận theo chức vụ từ cao đến thấp.
④ Câu chào hỏi (挨拶文)
- Với mail gửi cho người ngoài công ty, dùng 「お世話になっております」
- Với mail gửi trong nội bộ công ty, dùng 「お疲れさまです」.
⑤ Nội dung chính của mail (本文)
- Đầu tiên, nêu rõ mục đích gửi mail lần này là gì.
- Tiếp theo, trình bay chi tiết nội dung một cách dễ hiểu, ngắn gọn, không gây hiểu nhầm cho người nhận.
- Bạn có thể áp dụng nguyên tắc 6W3H hoặc liệt kê theo đầu mục
Ví dụ:
内容:〇〇についてのお打ち合わせ
日時:2022年5月2日(月)
場所:株式会社ウイルテック 会議室
⑥ Phần chào kết mail (結びの挨拶)
Lời kết trong mail dùng để bày tỏ mong muốn người nhận sẽ thực hiện điều gì tiếp theo, ví dụ như xem xét về vấn đề đã đề nghị hoặc phản hồi lại mail.
Những kiểu chào kết mail thường được sử dụng trong mail business Nhật:
「ご確認のほどよろしくお願いいたします」(Mong anh/ chị xác nhận)
「引き続きよろしくお願いいたします」(Mong tiếp tục được sự hỗ trợ của anh/chị)
「申し訳ございませんが、ご返信いただきますようお願いいたします」(Cảm phiền phản hồi lại mail này)
⑦ Chữ ký (署名)
Người gửi sẽ viết tên, phòng ban, cách thức liên lạc của mình
Mỗi công ty, phòng ban có thể có mẫu chữ ký khác nhau, nên bạn có thể tham khảo những đồng nghiệp khác.
3 ĐIỂM cần ghi nhớ khi viết mail công việc:
✔ Mail công việc là bộ mặt của tổ chức, người khác có thể đánh giá cả một tổ chức thông qua "gưởng mặt đại diện" này.
✔ Đảm bảo các quy tắc trong công việc khi viết mail: Hãy ghi nhớ kỹ cách sử dụng kính ngữ cũng như những mẫu câu cố định sử dụng trong mail.
✔ Viết đơn giản và ngắn gọn: Hãy tạo lập những mail công việc sao cho ngắn gọn và dễ hiểu.
__________________________________
WILLWORKS - Việc làm tại Nhật cho kỹ sư
https://www.facebook.com/vieclamtainhatchokysu/
WILLTEC NIHONGO - Tiếng Nhật chuẩn đi làm
https://www.facebook.com/WILLTEC.VIETNAM
RISE for Career VietNam - Kết nối việc làm kỹ sư tại Nhật Bản
https://www.facebook.com/risefor.vn
☎ Hotline: (+84) 243 633 1533