28/02/2020
14 QUY TẮC GIÚP BẠN THÀNH THẠO KỸ NĂNG VIẾT EMAIL
1. Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu
Tiêu đề sẽ quyết định việc mọi người có mở email đọc ngay hay không, bởi chỉ cần đọc tiêu đề là người nhận đã nắm bắt được phần nào nội dung chính của lá thư.
Rất nhiều bạn thường đánh giá thấp tầm quan trọng của tiêu đề nên đặt tiêu đề qua loa, hoặc đôi khi không ghi rõ mục đích của lá thư. Chẳng hạn như thư xin việc hay xin thực tập nhưng lại không nói rõ mình đang ứng tuyển cho vị trí nào, bộ phận nà. Các trường hợp thường gặp đó là những dòng chữ cộc lốc “Hồ sơ xin việc” hoặc là “Nguyễn Thị A - Hồ sơ xin việc”. Bạn nên biết rằng một công ty có thể tuyển rất nhiều vị trí cho nên họ cần phân loại ngay từ lúc nhận được email chứ không phải mở từng CV ra xem là vị trí nào rồi mới lưu lại.
Do đó, hãy đọc kỹ thông tin tuyển dụng xem có yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp cụ thể không, nếu không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.
Lưu ý là tên file CV hay thư xin việc (cover letter) đính kèm của bạn cũng nên ghi theo cú pháp này và không có dấu để thuận tiện cho quá trình lưu trữ hồ sơ của nhà tuyển dụng.
2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Việc tạo một email một cách chuyên nghiệp hơn cũng là một nguyên tắc quan trọng. Nếu bạn đang làm việc cho một cơ quan nào đó thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: .vn). Tuy nhiên, nếu làm việc một cách độc lập (freelancer), bạn nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt riêng cho mình một tên email.
Địa chỉ email nên bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ sử dụng email bạn đã lập từ thời học trò với những biệt danh quá “teen” như “babyboy@...” hay “co_gai_mong_mo@...”
3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)
Rất có thể trong công việc, bạn sẽ nhận được những lá mail được gửi cho nhiều người một lúc. Nhưng, nhớ rằng chẳng một ai (kể cả bạn) muốn nhận một lúc 20 lá thư phản hồi xếp lớp với nhau.
Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email đó.
4. Tận dụng mục chữ ký email (email signature)
Chữ ký cuối email là mục không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay. Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên gấp bội khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký rõ ràng cụ thể, đồng thời người nhận cũng dễ dàng liên lạc ngay khi cần mà không phải tốn thời gian tìm kiếm lại thông tin của bạn.
Do đó, một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên đầy đủ, thông tin liên hệ, vị trí, trường học/công ty… giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến.
Khi tạo chữ ký, bạn cũng nên lưu ý đến phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… để đảm bảo yếu tố thẩm mĩ.
5. Tránh những lời chào quá thân mật
Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mậttheo “văn nói” tại nơi làm việc, chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn"... Những cụm từ này phần nào sẽ tạo cảm giác thiếu sự tôn trọng với người nhận. Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, tuy nhiên, không nên rút gọn tên gọi của họ, chẳng hạn hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike" hoặc dùng những cách thông dụng và trung lập khác như “Dear Michael, Dear Mr. Son…”
Trong trường hợp bạn đang gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng nhân vật đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai vế và nội dung cần truyền tải để sử dụng lời chào linh hoạt theo từng nhóm đối tượng và mục đích khác nhau.
6. Hạn chế dùng dấu chấm than
Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu viết của họ. Điều này dẫn đến đoạn email trở nên quá "cảm xúc" (đôi khi tạo cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc) và thiếu chuyên nghiệp.
Vì thế, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thật cần thiết.
Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích và hạn chế thể hiện việc mất kiểm soát cảm xúc của bản thân kể cả khi bạn đang quá tức tối.
7. Hài hước đúng chỗ
Thường thì những điều dễ khiến ta cảm thấy buồn cười khi nói lại có thể trở nên cợt nhã và không còn hài hước nó được viết ra. Những điều khôi hài khi thiếu đi điệu bộ lên xuống của người nói cũng như những biểu cảm trên khuôn mặt có thể mất đi ý nghĩa thật sự của nó, khiến người khác hiểu lầm.
Vì thế, với những trao đổi đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết quá rõ về người nhận.
8. Để ý đến khác biệt văn hóa
Việc không hiểu ý nhau trong công việc thường nảy sinh khi chúng ta không biết rõ về văn hóa, phong cách làm việc giữa các nền văn hóa. Khi viết email, những bất đồng này càng dễ xảy ra vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của nhau. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.
Một quy tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (high-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn, đi kèm việc giới thiệu về bản thân và hỏi thăm sức khỏe.
Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức, với lối diễn giải càng súc tích càng tốt.
9. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi đó là email nhầm
Rất khó để trả lời tất cả các email đã được gửi đến, nhưng hãy cố gắng làm điều đó, kể cả cho những email bị gửi nhầm cho bạn. Nếu thử đặt mình vào vị trí của người gửi nhầm thư, bạn hẳn sẽ thấy cảm kích khi nhận được một email phản hồi rằng mình đã nhầm địa chỉ.
Khi ấy, việc trả lời một email không hẳn là vì tính chất công việc nhưng lại thể hiện văn hóa giao tiếp, sự thiện chí đối với người gửi - đặc biệt khi người gửi có mối quan hệ tương tác với bạn như: đồng nghiệp, sếp, người chung ngành nghề,…
Trong trường hợp nhận một email gửi nhầm, bạn có thể trả lời như sau: "Tôi biết bạn đang rất bận rộn nhưng có vẻ như bạn đã gửi nhầm email cho tôi. Vì thế tôi muốn bạn biết điều này để có thể gửi lại email cho đúng người nhận".
10. Đọc lại email trước khi gửi
Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thôi, người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp và điều này có thể gây bất lợi cho công việc.
Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra sửa lỗi chính tả tự động của máy tính. Thay vì như vậy, hãy dành thời gian đọc lại (thậm chí là đọc to thành tiếng hoặc nhờ người khác đọc qua) một vài lần email trước khi nhấn nút “Send”.
11. Chỉ nhập địa chỉ sau khi đã soạn xong email
Không hiếm lần email bị vô tình gửi đi trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả. Do vậy, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn đã thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời một email và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm vào địa chỉ người nhận.
Bạn cũng nên đặc biệt kiểm tra kỹ càng địa chỉ email của người nhận để tránh trở thành một người gửi "nhầm email" như trong quy tắc 9. Một lá thư mang tính chất quan trọng, nếu bị gửi nhầm, sẽ xảy ra những sai lầm nghiêm trọng.
13. Lưu ý cách trình bày email
Cách trình bày một email là điều bạn nên thành thạo trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Với những email mang nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy bôi đậm phần lời chào (kính gửi) để xác nhận rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những phần thông tin trọng tâm (ví dụ như những thay đổi về chuyến bay hay lịch họp chả hạn,..) và đừng quên dãn cách các dòng trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính trong thư.
Những emai viết dài và chi chít, không có các đoạn cách dòng, xuống dòng sẽ khiến người đọc mệt mỏi khi đọc mail của bạn, và nếu đó là một email xin việc thì nghĩa bạn đã bỏ lỡ cơ hội ghi điểm ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.
Mẹo nhỏ cho bạn đó là hãy soạn email ra bản word trước và căn chỉnh mọi thứ gọn gẽ rồi hẳn “paste” vào mail nhé. Một vài thông số phổ biến để bạn tham khảo và cân chỉnh theo là: Paragraph – Spacing phần Before, After: 6pt, line spacing: 1,5 line tùy độ dài cuả email, đồng thời sử dụng những font chữ chuẩn và quen thuộc (Times New Roman, Arial...) với kích cỡ khoảng 10-12.
14. Hạn chế sử dụng thán từ
Cũng giống như những câu nói đùa, những "thán từ" nhằm biểu diễn cảm xúc có thể làm người nhận hiểu sai đi ý nghĩa của email mà bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn có bản báo cáo này ngay liền và lập tức” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng giận dữ.
Để tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra, lời khuyên mà Hotcourses Vietnam dành cho bạn đó là hãy đọc thành tiếng email trước khi gửi đi. Nếu bạn cảm thấy giọng điệu của bạn khi đọc có phần quá "chua chát, dữ dội" thì có nghĩa người nhận cũng sẽ cảm thấy điều tương tự và bạn nên chỉnh sửa lại cho phù hợp, bởi vì lời nói có thể “gió bay” những từng câu từng chữ của bạn thì sẽ luôn in hằn ở đấy.
Một lưu ý nữa đó là bạn nên hạn chế sử dụng những tính từ mang nghĩa tiêu cực như sai lầm, thất bại, tệ hại... Ngoài ra, đừng viết những gì bạn không muốn người khác biết, cũng như không viết ra những gì có thể làm tổn hại đến người khác. Suy cho cùng, mọi email đều có thể “chuyển tiếp”, vì thế nên thận trọng hơn là để hối tiếc
_____
Cre: St
