03/06/2026
Smedley Group - FAT Karting League (Stuttgart / Germany) are seeking an Event Coordinator.
Role Summary
The Event Coordinator is responsible for converting customer enquiries into confirmed bookings through proactive communication and a consultative approach.
In addition, the role supports event delivery by acting as the main point of contact for customers, ensuring accurate administration, identifying opportunities for additional bookings, and contributing to continuous improvement of customer and operational processes.
This role combines sales, customer service, and on-site event support within a dynamic motorsport environment.
Rollenübersicht
Der Event Coordinator ist verantwortlich für die Umwandlung von Kundenanfragen in verbindliche Buchungen durch proaktive Kommunikation und einen beratenden Ansatz im Verkaufsprozess.
Darüber hinaus unterstützt die Position die Durchführung von Veranstaltungen, fungiert als zentrale Ansprechperson für Kunden, gewährleistet eine korrekte Administration, identifiziert Möglichkeiten für Zusatzbuchungen und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung von Kunden- und Betriebsprozessen bei.
Die Rolle vereint Vertrieb, Kundenservice und operative Unterstützung vor Ort in einem dynamischen Motorsportumfeld.
Key Responsibilities:
Lead Conversion & Sales
Manage new and existing enquiries via CRM systems, phone, email, and social platforms
Build strong relationships with customers and guide them through the booking process
Provide clear and accurate programme information and handle objections professionally
Proactively follow up on enquiries to maximise conversion rates
Maintain accurate and up-to-date records within CRM systems
Event Delivery & Customer Experience
Act as the primary point of contact for customers during events
Manage on-site administrative processes (e.g. registration and data accuracy)
Communicate schedules and updates clearly and professionally
Collect and document customer feedback
Escalate operational issues where required
Promote future events and programmes
Community & Brand Engagement
Support social media activity in collaboration with the wider team
Act as a local brand ambassador
Process Improvement & Project Support
Contribute to improvements in sales and customer service processes
Support operational projects and initiatives
Identify opportunities to improve efficiency and customer experience
Hauptaufgaben:
Lead Conversion & Vertrieb
Bearbeitung neuer und bestehender Anfragen über CRM-Systeme, Telefon, E-Mail und soziale Medien
Aufbau vertrauensvoller Kundenbeziehungen und Begleitung durch den Buchungsprozess
Bereitstellung klarer und vollständiger Programminformationen sowie professioneller Umgang mit Einwänden
Proaktive Nachverfolgung von Anfragen zur Maximierung der Abschlussquote
Pflege korrekter und aktueller Daten im CRM-System
Eventdurchführung & Kundenerlebnis
Zentrale Ansprechperson für Kunden während Veranstaltungen
Durchführung administrativer Prozesse vor Ort (z. B. Registrierung, Datenprüfung)
Klare und professionelle Kommunikation von Zeitplänen und Änderungen
Erfassung und Dokumentation von Kundenfeedback
Weiterleitung operativer Themen an die zuständigen Stellen
Förderung zukünftiger Veranstaltungen und Programme
Community & Markenpräsenz
Unterstützung bei Social-Media-Aktivitäten in Zusammenarbeit mit dem Team
Repräsentation der Marke auf lokaler Ebene
Prozessoptimierung & Projektunterstützung
Mitwirkung an der Optimierung von Vertriebs- und Serviceprozessen
Unterstützung bei operativen Projekten
Identifikation von Verbesserungspotenzialen in Abläufen und Kundenerlebnis...
more details and apply - https://www.racestaff.com/job/event-coordinator-5230