09/12/2020
Au sein des Facultés de l’Université Catholique de Lille, USCHOOL est un nouveau concept d’école ouverte depuis 2018 et dont le projet évolue encore en proposant dès la rentrée 2021 un parcours sur 5 ans pour tout étudiant(e) voulant intégrer l’Université à partir de la première année de Licence et ce jusqu’à la diplomation en Master. Son nouveau projet est une véritable innovation en rupture par rapport aux modèles traditionnels disciplinaires, tant dans son contenu, dans le cadre dans lequel s’exerce le parcours de formation qu’au regard de la cible à laquelle elle s’adresse.
L’Ecole a pour mission de faire émerger le potentiel de chaque apprenant, le faire devenir entrepreneur de sa vie et l’aider à cette découverte par un travail d’exploration, d’expérimentation et d’accompagnement personnalisé. L’ADN, la colonne vertébrale de cette Ecole pluridisciplinaire, au-delà de faire émerger la singularité de tous les étudiants, s’articulera aussi autour du noyau dur de l’innovation, plus précisément du management et des techniques d’innovation, de la conduite changement et des techniques du management, de l’intra-entrepreneuriat, des enjeux du numérique, de l’interculturel, des langues, de l’art et de la créativité.
Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons notre pépite.
Vos missions :
Gestion administrative opérationnelle
Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Mettre en place les salles pour les cours / examens et vérifier la disponibilité des matériels.
Organisation logistique liée à divers événements (négocier et réserver le traiteur, réserver les locaux, billets de train, hôtels, immersions…)
Travailler au développement des systèmes d’information propres à l’entité (AGORA, Hyperplanning…)
Soutien à la gestion budgétaire de l’entité.
Assurer la préparation, le suivi et l’archivage de dossiers et la mise en conformité des déclarations en lien avec la RGPD.
Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.
Gestion administrative des études (candidature, inscription, suivi des études, diplomation) :
Répondre à toutes demandes des étudiants et parents (certificat de scolarité, copies de factures, etc.). Informer sur la procédure d’inscription ou aider à s’inscrire en ligne.
Réaliser les inscriptions pédagogiques et le suivi des dossiers des étudiants : vérifier et traiter les documents reçus, relancer les étudiants en cas de dossier incomplet.
Organiser la sélection des étudiants : réceptionner les dossiers, les transmettre à l’équipe projet et envoyer la décision annoncée.
Diffuser des informations à destination des étudiants sur le site ICampus, les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail.
Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours. Diffuser.
Encoder les informations nécessaires pour l’élaboration des contrats de travail des enseignants.
S’assurer de la bonne réception et du suivi des conventions avec les prestataires et professionnels.
Assurer le suivi administratif des études propre à l’entité (planning, emploi du temps, absences …).
Assurer le relai des inscriptions des étudiants auprès du SGAE et assurer le suivi financier en lien avec ces derniers (relances des impayés, etc.). Assurer le relai auprès de la Direction financière, suivre les abandons et les remboursements, les demandes de bourses ou de réduction, etc.
Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération. Faire le lien avec les services des études des entités transversales. Mettre en ligne les accords pédagogiques autorisant le passage à l’année d’étude supérieure ou le redoublement.
Transmettre les résultats d’examens aux universités partenaires.
Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).
Compétences et qualités requises
Diplôme de niveau Bac+ 3 /4 et/ou expérience équivalente dans le domaine de la gestion administrative, logistique.
Expérience de 3 à 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente dans le domaine d'activité du service/entité.
Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Le projet nécessite une très grande autonomie, le sens du travail en équipe, du relationnel et de la communication.
Dynamisme et réactivité, esprit de logique et force de proposition, organisation et très grande rigueur dans le suivi administratif des dossiers.
Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.