Chuyên đề quản trị và phát triển nhân sự

Chuyên đề quản trị và phát triển nhân sự Nơi gửi gắm chia sẻ những điều mà các bạn quan tâm về nghề nghiệp
Nơi tương tác hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và sự nghiệp

27/03/2024

CHIA SẺ CÁC BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ DƯỚI GÓC NHÌN VÀ KINH NGHIÊM CỦA HR

Có 6 bước để xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ:
Bước 1: Xác định mục tiêu và KPI
Cần trả lời câu hỏi “Why” - Tại sao phải có kế hoạch này bằng công thức SMART
- Specific (cụ thể): Mục tiêu của kế hoạch này là gì? Nó sẽ giúp giải quyết vấn đề gì? Kết quả mong muốn sau khi triển khai là gì?
- Measurable (đo lường được) Kết quả này được định lượng như thế nào? Đo lường các chỉ số này bằng cách nào?
- Attainable/ Achievable (khả thi): Các chỉ số này trước khi triển khai là bao nhiêu? Sau khi triển khai là bao nhiêu? Con số đưa ra có thể đạt trong khoảng thời gian và nguồn lực cụ thể của kế hoạch không? (Lưu ý: cách đo trước và sau khi triển khai phải giống nhau).
- Relevant (liên quan): Mục tiêu này có độ phù hợp với thực tế của doanh nghiệp không? Có gắn với chiến lược truyền thông nội bộ lớn không? Có đúng với định hướng phát triển không?
- Time - bound (thời gian): Thời gian để hoàn thành mục tiêu này là bao lâu?
=> Đây là bước quan trọng vì:
+ Nếu không xác định được mục tiêu và KPI ngay từ đầu để đo lường thì sử dụng bao nhiêu tiền cho TTNB cũng sẽ như muối bỏ bể và không mang lại kết quả mong muốn.
+ Trước khi thực hiện các bước kế tiếp, cần thống nhất với BGĐ rằng các sếp muốn truyền thông nội bộ giải quyết được vấn đề gì cho năm sau? Tiêu chí đánh giá hiệu quả là gì?
Bước 2: Xác định công chúng (who) - Chiến dịch này hướng đến nhóm đối tượng nào
- Vẽ chân dung công chúng:
+ Họ là ai? Họ làm ở bộ phận nào? Họ ở vị trí nào?
+ Họ thuộc tuýp người nào? Họ quan tâm đến những vấn đề gì? Họ lo lắng điều gì?
+ Có thể tiếp cận họ ở đâu? (Mạng xã hội? App điện thoại? Bảng tin? Gặp trực tiếp? Tin nhắn?...)
+ Đâu là thời điểm phù hợp để tiếp cận họ?
+ Ai là người ảnh hưởng đến họ?
+ Cách thức phù hợp để truyền tải thông điệp đến họ?
+ Mong muốn họ tiếp nhận, phản ứng với thông điệp đó như thế nào?
=> Sau khi đã có mục tiêu và KPI thì chúng ta cần xác định công chúng mục tiêu. Ý tưởng hay đến mấy mà xác định sai đối tượng công chúng cũng khiến kế hoạch TTNB thất bại vì đối tượng khác nhau sẽ có sở thích, đặc điểm nhận diện, nỗi sợ và mong muốn khác nhau.
Bước 3: Xây dựng ý tưởng - trả lời các câu hỏi:
- Ý tưởng chủ đạo của kế hoạch này là gì?
- Ý tưởng này có giúp giải quyết được mục tiêu đề ra không? Có cách nào làm khác để đạt mục tiêu mà sáng tạo hơn không hoặc nguồn lực sử dụng thấp hơn không?
- Ý tưởng này có tiếp cận được đúng đối tượng mục tiêu không?
- Mọi người sẽ tiếp nhận ý tưởng này như thế nào? Có đúng với những gì mà kế hoạch kỳ vọng không?
- Để thực hiện ý tưởng này, sẽ có những thuận lợi và thách thức nào?
- Ý tưởng này có phù hợp với văn hóa công ty?
- Có bị trùng lặp với những gì đã làm trước đó?
- Có trùng với đối thủ cạnh tranh không?
- Ý tưởng này có tính độc đáo không? Có tính mới mẻ không?
Bước 4: Xác định thông điệp - Thông điệp chính là hình hài bằng text của ý tưởng
- Thông điệp phải thể hiện được ý tưởng chủ đạo mà kế hoạch của bạn đang muốn triển khai
- Trong một số trường hợp, thông điệp có thể bao gồm cả tên và dòng dẫn giải (hay còn gọi là tagline) với mục đích làm rõ ý nghĩa hoặc tăng tính hấp dẫn của kế hoạch
- Nguyên tắc cơ bản của thông điệp
+ Thông điệp nên ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu, nên gây ấn tượng ngay từ đầu với công chúng mục tiêu.
+ Thông điệp nên được hỗ trợ bằng hình ảnh, bao gồm cả về thiết kế, màu sắc, font chữ…
+ Thông điệp nên mang bản sắc văn hóa riêng của công ty
+ Thông điệp chủ đạo (key message) thường đi cùng với hình ảnh chủ đạo (key visual)
=> Lưu ý: Thông điệp chủ đạo + hình ảnh chủ đạo phải có tính thống nhất và xuất hiện xuyên suốt trong các hoạt động TTNB nằm trong kế hoạch để công chúng mục tiêu tự động ghi nhớ vào tiềm thức. Tránh việc khi tổ chức các hoạt động TTNB thì thông điệp, hình ảnh lúc có lúc không sẽ khiến kế hoạch TTNB rời rạc, không đạt hiệu quả mong đợi.
Bước 5: Sản phẩm và kênh tiếp cận - “what”, “where” : sản phẩm có nội dung là cái gì và phân phối ở đâu?
1. Sản phẩm nội dung:
- Nội dung có thể là tin, bài, ảnh, video, sự hiện, banner…
- Dù hình thức nào thì nội dung cũng phải xoay quanh ý tưởng chính và thể hiện được thông điệp chính
- Có thể cùng chung 1 thông điệp nhưng các nhóm công chúng khác nhau cần có những nội dung khác nhau để truyền tải cho phù hợp
2. Kênh tiếp cận:
- Một kế hoạch truyền thông nội bộ có thể bao gồm nhiều nhóm kênh khác nhau
- Các nội dung triển khai đồng loạt hoặc tiếp nối trên các kênh tùy theo kế hoạch
- Lưu ý yêu cầu kỹ thuật của mỗi kênh để có những nội dung phù hợp (độ dài của video trên youtube, tỷ lệ chữ và ảnh trên facebook, độ dài của text trên app đọc tin…)
Bước 6: Tổ chức thực hiện - kế hoạch chi tiết bao gồm các bước:
1. Liệt kê các hạng mục công việc & lên dự toán
2. Phân công người phụ trách triển khai và đầu mối phối hợp
3. Quy trình triển khai và phối hợp
4. Thời hạn hoàn thành
5. Triển khai thực hiện và đo lường KPIs
6. Kỳ báo cáo & form mẫu báo cáo
7. Dự phòng & kiểm soát rủi ro

ĐỪNG NGHĨ TỚI ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ NẾU BẠN CHƯA CÓ NHỮNG ĐIỀU NÀY 👇1️⃣ Định hướng chiến lược phát triển rõ ràng của công ty...
12/03/2024

ĐỪNG NGHĨ TỚI ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ NẾU BẠN CHƯA CÓ NHỮNG ĐIỀU NÀY 👇
1️⃣ Định hướng chiến lược phát triển rõ ràng của công ty
Định hướng chiến lược bao gồm:
- Tầm nhìn & sứ mệnh: Thông qua giá trị cốt lõi, lý do tồn tại của doanh nghiệp, CEO cần đưa ra tương lai lý tưởng mong muốn đạt được (khoảng 5-10 năm tới). VD: trở thành người dẫn đầu trong ngành, mở rộng quy mô quốc tế,...
- Mục tiêu kinh doanh theo giai đoạn: Xác định những mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà công ty muốn đạt được, như tăng doanh số bán hàng, mở rộng thị trường, nâng cao lợi nhuận, hoặc phát triển sản phẩm mới,...
- Kế hoạch thực hiện cụ thể và chi tiết: Bao gồm các bước cụ thể, nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành
Từ những yếu tố này, bộ phận nhân sự mới có được cái nhìn tổng quát về con đường phát triển của tổ chức, từ đó tạo ra chiến lược tuyển dụng phù hợp và tối ưu.
2️⃣ Kế hoạch kinh doanh cụ thể và kịch bản ứng phó với những thách thức bất ngờ (năm tới)
Kế hoạch kinh doanh cụ thể bao gồm: Mục tiêu cần đảm bảo SMART (...), các mục checklist lớn cần có: Mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và trung hạn, Thông tin môi trường kinh doanh, Kế hoạch hoạt động và dự tính nguồn lực cần thiết
- Kịch bản ứng phó với những thách thức bất ngờ bao gồm: Một số tình huống có thể xảy ra như doanh số bán hàng giảm hoặc tăng giá vật liệu -> Cần có Kế hoạch dự trữ tài chính, thiếu hụt nhà cung ứng vật liệu -> Xây dựng các mối quan hệ dự phòng, diễn biến khó lường từ thị trường -> Phương án thay thế phù hợp.
3️⃣ Chi tiết vai trò, vị trí, quyền hạn công việc của các bộ phận
HR cần tập trung vào việc có được hệ thống chức danh và mô tả công việc cụ thể bằng các bước sau:
- B1: Xác định và hiểu rõ mục đích, chức danh các bộ phận hoặc phòng ban trong tổ chức
- B2: Tiến hành phỏng vấn với những người làm việc trong mỗi bộ phận để hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm hàng ngày của họ.
- B3: Mô tả công việc nên bao gồm các nhiệm vụ cụ thể, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, quyền hạn và trách nhiệm.
4️⃣ Tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc hiệu quả của từng vị trí công việc
Thông qua PV quản lý phòng ban và dữ liệu thu thập từ hệ thống báo cáo, HR sẽ xác định được các chỉ số quan trọng giúp việc định biên nhân sự chuẩn xác:
- Tần suất nhiệm vụ: Tần suất cần thực hiện mỗi nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này có thể phụ thuộc vào yêu cầu sản xuất, yêu cầu dịch vụ, hoặc các yếu tố khác như mức độ ưu tiên và quy định.
- Quy trình thực hiện công việc hiệu quả: Quy trình này sẽ mô tả các bước cần thực hiện để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bao gồm cả thời gian và nguồn lực cần thiết.
5️⃣ Kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước tính kết quả đầu ra của từng vị trí công việc
Đây là bước quan trọng giúp HR nắm được số lượng nhân sự cần tuyển và yêu cầu công việc cho từng vị trí, từ đó chọn lựa nhân sự có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất theo 2 tiêu chí:
- Mức độ thành thạo bao gồm: kiến thức chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm, năng lực tự giải quyết, tinh thần học hỏi và phát triển, khả năng làm việc nhóm, ứng phó với áp lực.
- Kết quả đầu ra được xét trên các tiêu chí gồm: sản phẩm dịch vụ đầu ra đạt được, hiệu suất công việc đạt được, khả năng giải quyết vấn đề.
6️⃣ Mức độ ứng dụng công nghệ trong triển khai công việc và số hóa hệ thống quản lý dữ liệu của công ty
Ứng dụng công nghệ trong triển khai công việc và số hóa quản lý dữ liệu có thể giảm cần thiết về lao động phổ thông, tăng hiệu suất và giảm chi phí, nhưng đồng thời cũng tạo ra nhu cầu về nhân sự chuyên môn cao hơn. Điều này cũng tăng tính linh hoạt và thích ứng của công ty, nhưng cần tập trung vào việc tuyển dụng những nhân sự có kỹ năng cao hơn để quản lý và vận hành các hệ thống công nghệ cao, số hóa.
👉Theo bạn còn yếu tố nào cần thiết cho việc định biên nhân sự không, hãy cùng cmt chia sẻ nhé!

12/03/2024

Con người đi trước - Công việc theo sau
"Chúng tôi cứ tưởng các vị Lãnh đạo công ty nhảy vọt phải bắt đầu bằng việc đề ra định hướng và chiến lược mới,** Nhưng trên thực tế, việc đầu tiên họ làm là tìm ra những con người phù hợp, loại bỏ những con người không phù hợp, đặt đúng người vào đúng việc, sau đó họ mới cùng nghĩ ra họ muốn đi về đâu.** Câu cách ngôn thường dùng "con người là tài sản quý giá nhất của bạn" có vẻ không còn đúng nữa. không phải con người (People), mà phải là người phù hợp (right people) mới là tài sản quý giá nhất"
"Trích dẫn: Từ tốt đến vĩ đại - Jim Collins"

Address

Hoàng Mai
Hanoi

Website

Alerts

Be the first to know and let us send you an email when Chuyên đề quản trị và phát triển nhân sự posts news and promotions. Your email address will not be used for any other purpose, and you can unsubscribe at any time.

Shortcuts

Share

Category